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Word文書をExcelシートに変換する方法、ExcelシートをWord文書で使う方法

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ExcelやWordは今や仕事をする上で、手放せない重要なツールですが、それぞれのデータ形式が全く違うため、互換がありません。

しかし、どうしてもWordで作られたシートをExcel形式に変換したい、Wordで一覧表を使いたい、といった要求は必ず出てきます。

ここでは、そういった方法についてご紹介しています。

Word文書をExcelシートに変換する

これは実は非常に簡単で、言葉にすると、「Word文書を「webページ」形式に保存して、Excelで開く」。以上です。

その手順を、順を追ってみていきます。

Word文書を「webページ」で別名保存

Wordで作られた履歴書のドキュメント

ここでは、よくあるWordで作られた履歴書のデータをExcelに変換してみます。

 

Wordのドキュメントを、webページ形式で保存する

この文書データを「名前をつけて保存」から、「webページ」形式で保存します。

この時に、そのすぐ下にある「webページ(フィルター後)」と間違えないように注意が必要です。

こちらを選ぶと、下図のような確認ダイアログが出て、データが簡略化されてしまいます。

保存形式を間違えると、データの情報が失われるアラートが表示される

この履歴書データでは、使用されている点線などが、全て一律に普通の一重線にされてしまい、線種による項目のメリハリが失われます。

Excelでその文書を開く

Excelで、web形式で保存したWord文書を開く

Excelを開き、「ファイルを開く」から、先の手順でWordで保存したデータを開きます。

web形式なので、拡張子は「.htm」です。

Excelデータとして開けるが、そのまま使えない可能性が高い

変換ですので、きれいに元の形のように整っていないことが多いです。

ゼロから作るよりはマシ、くらいで考えておいた方がいいでしょう。

ExcelシートをWord文書で使う

Excelシートはその性質上、上の「Word→Excel」のように、直接の変換はできません。

Wordのフィールド上に、表を部分的に貼り付けることになります。

Wordで作られる各種書類では、一部に表形式を持つことが多いため、そういった書類を作るのに非常に適した、有用な方法です。

Excelのサンプルシート
Excelシートの一部をコピー

Excelの表の一部を選択して、コピーしておきます。

普通にペースト

Excelでコピーして、Wordにそのままペーストした状態

Wordを開き、そのままペーストすると、表の形式を保ったまま貼り付けることができます。

この方法だと、一列ごとに改行扱いとなるため、列ごとに幅を変えたりすることができます。

ただ、Wordでの段落設定に引っ張られるため、調整はしやすいものの、やや野暮ったい感じになります。

 

オブジェクトとして貼り付ける

Wordでの操作で、「形式を選択して貼り付け」を選ぶ
貼り付け形式で、「ワークシートオブジェクト」を選択
「ワークシートオブジェクト」として貼り付けられた状態

「ワークシートオブジェクト」として貼り付けると、Excel上のエリアを一つのオブジェクトとして貼り付けるので、貼り付けたエリア全体の大きさを変えることはできますが、行ごとの幅は変えられません。

Excelの状態を忠実に持ってくるのできれいにまとまりやすく、書類向けと言えます。

 

元の文書とリンクして貼り付ける

コピー元のExcelシートとのリンクを維持したまま貼り付ける

先と同じ「形式を選択して貼り付け」のダイアログで「リンク貼り付け」を選ぶと、コピー元のExcelシートとのリンクを保った状態となります。

コピー元のExcelシートを更新すると、Wordに貼り付けた内容も変更される①
コピー元のExcelシートを更新すると、Wordに貼り付けた内容も変更される②

そのため、コピー元のExcelシートの数値を変更すると、ペースト先のWordのその部分も、自動で更新されます。

一元管理される複数種類の書類(納品書と請求書など)を作る際に、非常に役立ちます。




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