ExcelやWordは今や仕事をする上で、手放せない重要なツールですが、それぞれのデータ形式が全く違うため、互換がありません。
しかし、どうしてもWordで作られたシートをExcel形式に変換したい、Wordで一覧表を使いたい、といった要求は必ず出てきます。
ここでは、そういった方法についてご紹介しています。
Word文書をExcelシートに変換する
これは実は非常に簡単で、言葉にすると、「Word文書を「webページ」形式に保存して、Excelで開く」。以上です。
その手順を、順を追ってみていきます。
Word文書を「webページ」で別名保存
ここでは、よくあるWordで作られた履歴書のデータをExcelに変換してみます。
この文書データを「名前をつけて保存」から、「webページ」形式で保存します。
この時に、そのすぐ下にある「webページ(フィルター後)」と間違えないように注意が必要です。
こちらを選ぶと、下図のような確認ダイアログが出て、データが簡略化されてしまいます。
この履歴書データでは、使用されている点線などが、全て一律に普通の一重線にされてしまい、線種による項目のメリハリが失われます。
Excelでその文書を開く
Excelを開き、「ファイルを開く」から、先の手順でWordで保存したデータを開きます。
web形式なので、拡張子は「.htm」です。
変換ですので、きれいに元の形のように整っていないことが多いです。
ゼロから作るよりはマシ、くらいで考えておいた方がいいでしょう。
ExcelシートをWord文書で使う
Excelシートはその性質上、上の「Word→Excel」のように、直接の変換はできません。
Wordのフィールド上に、表を部分的に貼り付けることになります。
Wordで作られる各種書類では、一部に表形式を持つことが多いため、そういった書類を作るのに非常に適した、有用な方法です。
Excelの表の一部を選択して、コピーしておきます。
普通にペースト
Wordを開き、そのままペーストすると、表の形式を保ったまま貼り付けることができます。
この方法だと、一列ごとに改行扱いとなるため、列ごとに幅を変えたりすることができます。
ただ、Wordでの段落設定に引っ張られるため、調整はしやすいものの、やや野暮ったい感じになります。
オブジェクトとして貼り付ける
「ワークシートオブジェクト」として貼り付けると、Excel上のエリアを一つのオブジェクトとして貼り付けるので、貼り付けたエリア全体の大きさを変えることはできますが、行ごとの幅は変えられません。
Excelの状態を忠実に持ってくるのできれいにまとまりやすく、書類向けと言えます。
元の文書とリンクして貼り付ける
先と同じ「形式を選択して貼り付け」のダイアログで「リンク貼り付け」を選ぶと、コピー元のExcelシートとのリンクを保った状態となります。
そのため、コピー元のExcelシートの数値を変更すると、ペースト先のWordのその部分も、自動で更新されます。
一元管理される複数種類の書類(納品書と請求書など)を作る際に、非常に役立ちます。